Hypex Electronics B.V. is een toonaangevende leverancier van specialistische versterkermodules voor de audio-industrie. Het bedrijf levert hoogwaardige producten aan klanten wereldwijd. Om het verzendproces efficiënter te maken en fouten te verminderen, had Hypex behoefte aan een geautomatiseerde oplossing. We hebben een maatwerk webapplicatie ontwikkeld die het proces optimaliseerde en de logistieke workflow aanzienlijk verbeterde.

De Uitdaging

Klanten van Hypex kunnen via een webshop bestellingen plaatsen, die vervolgens in het ERP-systeem van het bedrijf binnenkomen. Voorheen moesten medewerkers elke bestelling handmatig verwerken en een zending aanmaken bij UPS of PostNL. Dit bracht de volgende problemen met zich mee:

• Tijdsintensief proces: Het handmatig aanmaken van zendingen kostte veel tijd en vertraagde de orderverwerking.
• Foutgevoeligheid: Adresgegevens werden soms verkeerd overgenomen, wat leidde tot mislukte of vertraagde leveringen.
• Douaneproblemen: Zendingen buiten de EU liepen vaak vertraging op door ontbrekende of incorrecte douaneformulieren.
• Gebrek aan overzicht: Magazijnmedewerkers hadden geen duidelijk inzicht in welke bestellingen nog ingepakt en verstuurd moesten worden.

Deze inefficiënties leidden tot langere levertijden en een lagere klanttevredenheid.

De Oplossing

Om deze uitdagingen op te lossen, hebben we een op maat gemaakte webapplicatie ontwikkeld die naadloos integreert met het ERP-systeem van Hypex en direct communiceert met de API’s van UPS en PostNL. De belangrijkste functionaliteiten van de applicatie zijn:

• Automatische zendingaanmaak: Zodra een bestelling binnenkomt in het ERP-systeem, wordt automatisch een zending aangemaakt bij UPS of PostNL, afhankelijk van de gekozen bezorgmethode.
• Automatische labelgeneratie: Verzendlabels worden direct geprint, zodat magazijnmedewerkers deze direct op de pakketten kunnen plakken.
• Geautomatiseerde douanedocumenten: Voor zendingen buiten de EU worden de juiste douaneformulieren automatisch elektronisch doorgestuurd, waardoor vertragingen worden voorkomen.
• Realtime verzendoverzicht: Een dashboard biedt een duidelijk overzicht van alle uitgaande zendingen en hun actuele status.

Het Resultaat

Na de implementatie van de webapplicatie heeft Hypex aanzienlijke verbeteringen gerealiseerd:

• Significante tijdsbesparing door de automatisering van het verzendproces.
• Minder fouten in adresgegevens, wat leidde tot minder retourzendingen en snellere leveringen.
• Snellere douaneafhandeling, waardoor internationale zendingen minder vertraging opliepen.
• Verbeterd overzicht voor magazijnmedewerkers, waardoor bestellingen efficiënter verwerkt konden worden.
• Hogere klanttevredenheid dankzij kortere levertijden en een soepel verlopend verzendproces.

Met deze oplossing hebben we Hypex geholpen om hun logistieke processen te stroomlijnen en klanten sneller en betrouwbaarder te bedienen.